tugas manajemen proyek TI

Nama : mirna wati

Nim : A1310016

1.      Pemaparan materi manajemen proyek TI

Definisi proyek

Proyek adalah suatu kegiatan temporer/sementara yang dilaksanakan untuk menyelesaikan suatu masalah atau menciptakan suatu produk atau layanan yang unik usaha terkoordinasi, menggunakan kombinasi manusia, teknik, administrasi dan keuangan, dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu dan sebuah pekerjaan yangs sangat besar kemungkinannya tidak terulang pada jangka waktu dimasa depan.

                   Manajemen proyek merupakan proses sekali saja hanya untuk satu proyek saja. penggunaan pengetahuan, keahlian, perangkat-perangkat, dan teknik-teknik di dalam kegiatan proyek untuk mencapai tujuan proyek. Manajemen proyek ini termasuk adalah :

a.      Mengidentifikasi kebutuhan (requirements)

Sebelum proyek dimulai, pemimpin proyek harus menentukan kebutuhan proyek bersama-sama dengan pemangkukepentingan proyek (project stakeholder).

b.      Menetapkan Sasaran Yang Jelas dan Terjangkau

Setelah kebutuhan proyek dapat disepakati, harus ditetapkan dengan jelas hasil akhir dari proyek yang diharapkan oleh para pemangku kepentingan ini.

.           Hal-hal yang perlu diperhatikan di dalam pelaksanaan proyek antara lain :

1. Kualitas. Sebuah proyek harus berkualitas, baik itu kualitas proses pelaksanaan proyek (ketepatan waktu, ketepatan biaya, kepatuhan terhadap aturan-aturan proyek, dokumentasi proyek) maupun kualitas produk dari proyek tersebut.

b.      Kendala/hambatan/masalah di dalam proyek. Setiap proyek pasti memiliki hambatan, kendala, atau menemui masalah.

Manajer Proyek bertanggung jawab untuk mencapai tujuan proyek, melalui :

1.  Identifikasi kebutuhan proyek

2.  Membangun atau mendefinisikan tujuan proyek dengan

 jelas (dan dapat dicapai)

3. Menyeimbangkan permintaan kualitas yang diinginkan

dengan ruang lingkup proyek, waktu dan biaya

4. Mengadaptasi spesifikasi, perencanaan dan pendekatan

dari berbagai pertimbangan dan harapan dari semua stakeholder

Atribut Proyek

Ø  Mempunyai tujuan yang unik

Ø  Setiap proyek harus mempunyai tujuan (objective)

Ø  yang terdefinisi dengan baik.

Ø  Bersifat sementara

Ø  Dibangun berdasarkan progressive elaboration

Ø  Membutuhkan sumber daya dari berbagai area

Ø  Mempunyai pelanggan utama / sponsor proyek

Ø  Bersifat uncertainty

Ø  jangka waktu adalah proyek hanya sementara atau temporer. Suatu proyek mempunyai akhir dan awal yang pasti.

Ø  kepemilikan (ownership) adalah Proyek harus memberikan sesuatu yang bernilai ke individu atau kelompok yang akan menjadi pemilik dari proyek tersebut setelah proyek tersebut selesai.

Ø  maksud adalah suatu proyek seharusnya mempunyai sasaran yang tertentu.

Ø  Sumberdaya adalah Suatu proyek memerlukan sumberdaya: waktu, uang, orang dan teknologi yang seringkali dari berbagai area.

Ø  peranan, resiko dan asumsi adalah peranan dalam sebuah proyek memerlukan individual yang berbeda dengan berbagai rangkaian keterampilan.Semua proyek mempunyai elemen resiko dan beberapa proyek lebih beresiko daripada yang lainnya.

Ø  tugas saling ketergantungan (interdependent tasks) adalah Kerja proyek memerlukan banyak tugas yang saling tergantung

Ø  perubahan organisasi adalah Proyek direncanakan bagi perubahan organisasi. Perubahan harus dipahami dan dikelola karena implementasi proyek TI akan merubah cara orang-orang tersebut bekerja.

Ø  pengoperasian dalam lingkungan yang lebih besar dari proyek itu sendiri adalah Organisasi memilih proyek untuk sejumlah alasan dan proyek yang dipilih dapat berdampak pada organisasinya

Keuntungan Manajemen Proyek

Ø   Kontrol yang lebih baik di bidang keuangan, fisik, dan sdm

Ø   Meningkatnya relasi dengan customer

Ø   Waktu pembangunan yang lebih singkat

Ø   Biaya yang lebih rendah

Ø   Kualitas lebih tinggi & meningkatnya reliabilitas

Ø   Keuntungan yang lebih besar

Ø   Meningkatnya produktivitas

Ø   Koordinasi yang lebih baik

Ø   Moral pekerja lebih baikProppppppyek Proye Proyek Kegiatan Operasionaltan Opera

Kendala Proyek

Ø  Ruang Lingkup Proyek

Ø  Waktu

Ø  Biaya

Sebuah proyek bukan hanya memiliki kendala dari tiga hal diatas tapi juga dipengaruhi oleh sumber daya manusia. Sumber daya menusia disini adalah pengelola proyek dan programer.

Tools & Technique (1)

Project Management Tools & Technique adalah alat yang digunakan untuk menilai manajer proyek dan timnya dalam melaksanakan proyek berkaitan dengan 9 knowledge area.

Stakeholders

Stakeholders adalah orang-orang yang terlibat atau dipengaruhi oleh aktivitas proyek dan  Orang yang memiliki ketertarikan pada sistem informasi yang sudah ada atau ditawarkan. Stakeholder bisa termasuk pekerja teknis dan non teknis, bisa pekerja dalam atau luar organisasi. Bisa juga disebut orang yang melibatkan pembuatan pengumpulan, pemrosesan dan pendistribusian, dan penggunaan informasi.

Element atau Knowledge Area yg dimaksud terdiri atas 9 macam:

1.      Project Scope Management atau manajemen ruang lingkup

2.      Project Time Management atau manajemen waktu

3.      Project Cost Management atau manajemen biaya

4.      Project Human Resource Management atau manajemen sumber daya manusia

5.      Project Risk Management atau manajemen resiko

6.      Project Communication Management atau manajemen komunikasi

7.      Project Quality Management atau manajemen mutu

8.      Project Procurement Management atau manajemen pengadaan

9.      Project Integration Management atau manajemen integrasi

Berikut adalah definisi dari 9 element atau knowledge area

1.                   Project scope management memiliki fungsi untuk mendefinisikan serta mengendalikan aktivitas-aktivitas apa yang bisa dilakukan dan aktivitas-aktivitas apa saja yang tidak boleh dilakukan dalam menyelesaikan suatu proyek.

v Proses pada ruang lingkup proyek ini adalah :

§  Inisiasi memulai proyek atau melanjutkan pada fase berikutnya

§  Perencenaan ruang lingkup proyek

§  Pendefinisian ruang lingkup proyek

§  Membangun WBS

§  Verifikasi ruang lingkup proyek

§  Kendali perubahan ruang lingkup proyek

2.                   Project time management adalah pengelolaan waktu pelaksanaan, sedemikian rupa sehingga seluruh proyek dapat dilaksanakan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.

v Proses pada manajemen waktu proyek ini adalah :

§  Pendefinisian Kegiatan

§  Pengurutan Kegiatan

§  Perkiraan Waktu Kegiatan

§  Pembuatan Jadwal

§  Pengendalian Jadwal

3.                  Project cost management adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuangan seperti dollar, rupiah, dsb Manajemen Biaya Proyek termasuk di dalamnya adalah proses yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai dengan budget yang telah disepakati

v Proses pada manajemen biaya:

§   Estimasi biaya: Mengembangkan perkiraan atau estimasi biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek

§  Penganggaran (Budgeting) Biaya: alokasi estimasi biaya keseluruhan untuk item pekerjaan individu untuk menetapkan data dasar untuk mengukur kinerja

§   Pengendalian Biaya: Pengendalian perubahan anggaran proyek

4.                  Project Human Resource Management proses mengorganisasikan dan mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien.Sumber daya manusia dalam sebuah proyek antara lain termasuk sponsor, pelanggan, anggota tim proyek, staf pendukung (jika ada), supplier, dsb

v  Proses pada manajemen sumber daya manusia:

§  Perencanaan Sumber Daya Manusia mengidentifikasi dan mendokumentasikan perananan seseorang dalam proyek, tanggung jawabnya dan bagaimana relasi pelaporan orang tersebut dengan orang-orang lain dalam proyek

§  Akuisisi Tim Proyek usaha untuk mendapatkan sumber daya manusia sesuai kebutuhan untuk menyelesaikan proyek

§  Membangun Tim Proyek Meningkatkan kompetensi dan interaksi anggota tim proyek, baik secara individual maupu secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja proyek

§  Mengelola Tim Proyek Memantau kinerja tim proyek dengan memberikan masukan atau motivasi, solusi ataupun sekedar koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja proyek

5.                  Project Risk Management adalah proses sistematis untuk merencanakan, mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon risiko proyek.  Tujuannya untuk meningkatkan peluang dan dampak peristiwa positif, dan mengurangi peluang dan dampak peristiwa yang merugikan proyek.

v    Proses pada manajemen resiko:

§  Perencanaan manajemen risiko

§  Identifikasi risiko

§  Analisis risiko kualitatif dan kuantitatif

§  Perencanaan respon risiko

§  Pengendalian dan monitoring risiko

6.                   Project Communication Management adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula

v    Proses pada manajemen komunikasi:

§  Perencanaan Komunikasi (Communication Planning)mendefinisikan kebutuhan komunikasi dan informasi di antara stakeholder sebuah  proyek

§  Distribusi Informasi adalah proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan informasi pada waktu yang tepat bagi setiap stakeholder

§  Pelaporan Kinerja proses mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja proyek, termasuk di dalamnya status reports, progress measurements, dan peramalan

§  Mengelola stakeholders proses mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder dan penyelesaian isu-isu yang terjadi

7.    Project Quality Management adalah aspek-aspek dari fungsi manajemen keseluruhan yang menetapkan dan menjalankan kebijakan mutu suatu perusahaan/organisasi. Dalam rangka mencukupkan kebutuhan pelanggan dan ketepatan waktu dengan anggaran yang hemat dan ekonomis, seorang manager proyek harus memasukkan dan mengadakan pelatihan management kualitas

8.    Project Procurement Management adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi

Manajemen Pengadaan adalah proses –proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang “didukungnya”

v    Proses pada manajemen pengadaan:

§  Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan ,proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya.  Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak

§  Perencanaan kontrak kerja sama ,proses menggambarkan kebutuhan produk atau servis yang diperlukan, yang digambarkan dalam RFP, kriteria evaluasi dan SOW

§  Permintaan respon dari distributor ,proses memperoleh informasi, tanggapan, penawaran atau proposal dari penjual

§  Memilih Distributor ,proses memilih suplier yang paling potensial melalui proses analisis suplier potensial dan negosiasi

§  Administrasi kontrak kerja sama ,formalisasi pernyataan kerja sama

§  Penutupan Kontrak

9. Project Integration Management adalah tiang penyangga yangmempengaruhi dan dipengaruhi oleh seluruh knowledge area dalam Manajemen ProyekManajemen Integrasi Proyek melibatkan koordinasiseluruh knowledge area dalam project life cycleManajemen Integrasi Proyek, merupakan salah satukompetensi yang harus dimiliki oleh Manajer Proyeksebagai kunci koordinasi sdm, rencana dan pekerjaanpekerjaanyang harus dilakukan selama proyekberlangsung, serta pintu komunikasi antara proyek dengan

top manajemen.

v  Proses pada integrasi manajemen:

§  Membangun Project Charter

§  Membangun Preliminary Scope Statement

§  Membangun Project Management Plan

§  Mengarahkan dan mengelola ekseskusi proyek

§  Monitoring & Kontroling proyek

§  Melakukan dan mengendalikan perubahan proyek secara terintegrasi

§  Menutup Proyek

Keterampilan yang dibutuhkan Manajer Proyek

Manajer Proyek adalah pemimpin tim dan tanggung jawabnya adalah menjamin bahwa semua pengelolaan proyek dan proses pengembangan teknis berada di tempat dan sedang dikerjakan di dalam serangkaian kebutuhan spesifik, proses yang ditentukan dan standar mutu. 

 Kepemimpinan

 Soft skills/ human relations skills

 Negosiasi & manajemen konflik

 Problem Solving

 Project Management Knowledge Area

 Pengetahuan yang luas berkaitan dengan bidangnya, seperti keuangan, akunting, sales,

     marketing, logistik, strategic planning, tactical planning, kompensasi, teknologi informasi.

Faktor-faktor pendukung keberhasilan Proyek adalah :

 Dukungan eksekutif

 Keterlibatan user

 Pengalaman manajer proyek

 Tujuan bisnis yang jelas

 Scope yang kecil

 Perangkat lunak standar

 Firm basic requirements

 Metodologi formal

 Estimasi yang terandalkan

 Kriteria lainnya, seperti milestones, perencanaan yang tepat, staf yang kompeten dan rasa    kepemilikan

1.                  Contoh lain dari proyek TI

1.         Proyek Implementasi infrastruktur IT pada Sochi International Airports (Rusia)

2.           Proyek analisa kebutuhan sistem informasi manajemen perusahaan

3.           Proyek perancangan sistem data bagian akuntansi dan keuangan.

4.           Proyek pengembangan perangkat lunak sumber daya manusia.

5.           Proyek penerapan Off ice Automation System di perusahaan.

6.           Proyek konstruksi jaringan komputer kantor pusat dan kantor -kantor cabang.

7.           Proyek perancangan sistem pemesanan produk berbasis internet (eCommerce).

8.         Proyek pengembangan cetak biru (master plan) infratruktur teknologi informasi perusahaan.

9.           Proyek audit sistem dan teknologi informasi korporat.

10.       Proyek pembuatan website  atau homepage perusahaan.

11.       Proyek pengintegrasian dua buah sistem informasi yang berbeda.

12.     Proyek migrasi sistem informasi dari teknologi lama ke yang baru