Makalah Manajemen Proyek IT
MANAJEMEN
PENGADAAN
Disusun Oleh :
Meriya Apriyani (A1310029)
Yandi Kurniawan (A1300060)
POLITEKNIK TANAH LAUT
2012
A. Sejarah Singkat Manajemen Pengadaan
Tahun 1970-an,
perusahaan cenderung menilai bahwa bagian pengadaan memiliki peran pasif dalam
organisasi bisnis, dan pada dasarnya adalah kegiatan administratif dan tidak
memiliki banyak muatan strategis. Tahun 1980-an pandangan tersebut mulai
berubah. Hal ini didorong oleh persaingan yang semakin ketat sehingga pelaku bisnis
mulai sadar bahwa efisiensi dan value creation tidak hanya perlu dilakukan di
bagian produksi, namun juga di bagianbagian lain termasuk salah satunya bagian
pengadaan. Bagian pengadaan sangat relevan terutama di berbagai perusahaan
manufaktur dimana persentasi ongkos-ongkos material bisa mencapai antara 40% -
70% dari ongkos sebuah produk akhir. Menunjukkan bahwa efisiensi di bagian
pengadaan bisa memberikan kontribusi yang cukup berarti bagi peningkatan keuntungan
(profit) sebuah perusahaan.
Project Procurement Management (Manajemen
Pengadaan Proyek)
Pengadaan adalah proses
memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi. Manajemen
Pengadaan adalah proses –proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang
dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang
“didukungnya”.
Tahapan
Manajemen Pengadaan
a) Perencanaan
pembelanjaan dan pengadaan
Proses
menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses
pengadaannya. Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari
luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh
distributor kelak.
b) Perencanaan
kontrak kerja sama
Proses
menggambarkan kebutuhan produk atau servis yang diperlukan, yang digambarkan
dalam RFP, kriteria evaluasi dan SOW.
c)
Permintaan respon dari distributor
Proses memperoleh
informasi, tanggapan, penawaran atau proposal dari penjual
d) Memilih
Distributor
Proses
memilih suplier yang paling potensial melalui proses analisis suplier potensial
dan negosiasi
e) Administrasi
kontrak kerja sama
Formalisasi pernyataan
kerja sama
f)
Penutupan Kontrak
Rencana Pengadaan, Alat dan Teknik
Rencana
Manajemen Pengadaan
Informasi yang terkandung di dalamnya :
a) Tuntunan
tipe kontrak yang akan digunakan dalam berbagai situasi.
b) Template
yang akan digunakan untuk dokumen-dokumen manajeman pengadaan (mis RFP, SOW,
dsb).
c)
Tuntunan untuk membuat struktur WBS bagi supplier.
d) Peran dan
Tanggung jawab setiap anggota tim proyek.
e) Tuntunan
untuk menggunakan estimasi independen yang akan digunakan pada saat
mengevaluasi penjual/distributor.
f) Saran
dalam mengelola multiple providers.
g) Proses untuk
koordinasi keputusan pengadaan.
h) Hambatan dan
asumsi berkaitan dengan pembelanjaan dan perolehan.
i)
Waktu terawal untuk belanja.
j)
Strategi menghambat resiko dalam pembelanjaan.
k) Tuntunan
untuk mengidentifikasi prequalified supplier.
l)
Parameter pengadaan untuk menilai penjual dan pengelolaan kontrak.
Alat
dan Teknik Dalam Perencanaan Belanja dan Pengadaan
a)
Make or Buy Analysis
Adalah
teknik untuk menentukan apakah produk atau servis tertentu dibuat atau
dilakukan dalam organisasi atau dibeli saja dari pihak ketiga. Seringkali melibatkan analisis keuangan Tools
lainnya : expert judgement,tipe kontrak ,dsb.
b)
Expert Judgement
c)
Types of Contract
Dalam teknik ini terdapat beberapa hal yang
perlu diperhatikan, antara lain : Fixed
Price ( Lump-sum) contracts, Cost-reimbursable
contracts (CPIF,CPFF,CPCC), Time
and material contracts.
d)
Procurement Management Plan
e)
Contract Statement of Work ( SOW )
Adalah deskripsi pekerjaan yang dibutuhkan dalam
proses pengadaan SOW
yang baik memberikan kesempatan bagi penawar untuk memahami dengan baik apa
harapan dari pembeli (pelaku proyek),
shg penawar dapat menilai apakah dirinya mampu memenuhi kebutuhan pembeli/tidak
.
Proses
Project Procurement Management
Enam proses utama dari
project procurement management :
a)
Planning purchases
b)
Planning acquisition
c)
Planning contracting
d)
Requesting seller responses
e)
Selecting sellers
f)
Administering the contract
g)
Closing the contract
Tiga siklus dalam pengadaan
proyek :
a)
Input (dokumen, rencana, desain, dll)
b)
Alat dan Teknik (mekanisme diterapkan untuk input)
c)
Keluaran (dokumen, produk, dll)
Empat kelompok proses :
a)
Memulai
a.
Perencanaan
b.
Pendanaan
c.
Persiapan
b)
Pelaksana
a.
Perangkaian
b.
Penyempurnaan
c)
Pemantauan dan Pengendalian
a.
Koordinasi
b.
Komunikasi
d)
Penutupan
a.
Evaluasi
B.
Tujuan
Manajemen Pengadaan
Tujuan Bagian
Pengadaan yaitu menyediakan barang maupun jasa dengan harga yang murah,
berkualitas, dan terkirim tepat waktu, tugas-tugas bagian pengadaan tidak
terbatas hanya pada kegiatan rutin pembelian. Secara strategis dapat
menciptakan keunggulan dari segi ongkos (dengan mendapatkan sumber-sumber bahan
baku, komponen, dll dengan harga yang murah). Bagian pengadaan juga berperan
mendapatkan sumber-sumber bahan baku dan komponen yang berkualitas dan/atau
menjadi jembatan dalam membina supplier-supplier yang ada dengan berbagai
program peningkatan kualitas. Bagian pengadaan juga dituntut untuk bisa
menciptakan keunggulan dari segi waktu. Untuk mendukung keunggulan dari segi
waktu, bagian pengadaan tentunya bisa memilih supplier yang memiliki kemampuan
untuk
mengirim barang dalam waktu yang lebih pendek
tanpa harus mengorbankan kualitas dan meningkatkan harga.
C.
Tugas
Utama Manajemen Pengadaan
Tugas dari manajemen pengadaan adalah
menyediakan input, berupa barang maupun jasa, yang dibutuhkan dalam kegiatan
produksi maupun kegiatan lain dalam perusahaan. Selain itu bagian pengadaan
biasanya bertugas menyediakan jasa seperti jasa transportasi dan pergudangan,
jasa konsultasi, dan sebagainya.
Secara Umum, tugas-tugas
yang dilakukan mencakup :
1.
Merancang
hubungan yang tepat dengan supplier.
Hubungan dengan
supplier bisa bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan transaksional
jangka pendek. Baik berupa model hubungan, relationship, berapa jumlah
supplier.
2.
Memilih
Supplier.
Kegiatan memilih
supplier bisa memakan waktu dan sumber daya yang tidak sedikit apabila supplier
yang dimaksud adalah supplier kunci. Kesulitan akan lebih tinggi kalau
supplier-supplier yang akan dipilih berada di mancanegara (global suppliers).
Supplier-supplier kunci yang berpotensi untuk menjalin hubungan jangka panjang,
proses pemilihan ini bisa melibatkan evaluasi awal, mengundang mereka untuk
presentasi, kunjungan lapangan (site visit) dan sebagainya. Pemilihan
supplier-supplier kunci harus sejalan dengan strategi supply chain.
3.
Memilih
dan mengimplentasikan teknologi yang cocok.
Kegiatan pengadaan
selalu membutuhkan bantuan teknologi. Teknologi yang lebih tradisional dan
lumrah digunakan adalah telepon dan fax. Saat ini banyak perusahaan yang
menggunakan electronic procurement (e-procurement) yakni aplikasi internet
untuk
kegiatan pengadaan.
4.
Memelihara
data item yang dibutuhkan dan data supplier.
Bagian pengadaan
harus memiliki data lengkap tentang item-item yang dibutuhkan maupun data
tentang supplier-supplier mereka. Beberapa data supplier yang penting untuk
dimiliki adalah nama dan alamat masing-masing supplier, item apa yang mereka
pasok, harga per unit, lead time pengiriman, kinerja masa lalu, serta
kualifikasi supplier termasuk juga kualifikasi seperti ISO.
5.
Melakukan
proses pembelian.
Proses pembelian
bisa dilakukan dengan beberapa cara, misalnya pembelian rutin dan pembelian
dengan melalui tender atau lelang, (auction). Pembelian rutin dan pembelian
dengan tender melewati prosesproses yang berbeda.
6.
Mengevaluasi
kinerja supplier.
Hasil penilaian ini
digunakan sebagai masukan bagi supplier untuk meningkatkan kinerja mereka.
Kriteria yang digunakan untuk menilai supplier seharusnya mencerminkan strategi
supply chain dan jenis barang yang dibeli.
D.
Aplikasi
Pendukung
Dalam
Manajemen Pengadaan terdapat sebuah aplikasi pendukung proses administrasi,
aplikasi tersebut disebut E - Procurement. E – Procurement merupakan sebuah aplikasi Internet untuk keperluan proses
pengadaan. Dengan Internet perusahaan bisa mengirim RFQ dan PO ke supplier,
melakukan lelang secara elecktronik (online) membagi informasi-informasi yang
kritis, dan sebagainya. Dalam kenyataannya, aplikasi e-procurement bisa
bermacam macam dan masing-masing punya fitur yang berbeda. Jenis aktivitas yang
didukung oleh Internet juga berbeda-beda. Secara umum ada beberapa jenis
aplikasi e-procurement yaitu:
1.
e-catalogue.
Secara
tradisional katalog biasanya tercetak dalam bentuk buku atau brosur. Dengan
adanya Internet, perusahaan bisa memiliki katalog elektronik. Di sini
perusahaan mengumpulkan informasi supplier atau calon supplier dengan segala
produk atau jasa yang mereka bisa pasok. E-catalogue biasanya dilengkapi dengan
fasilitas pencarian (search) sehingga perusahaan akan dengan mudah mendapatkan
informasi tentang produk atau jasa yang diinginkan.
2.
e-auction.
Ini
adalah aplikasi untuk membantu proses lelang. Pada proses pembelian, lelang
dilakukan oleh pembeli dengan mengumpulkan calon-calon supplier. Mereka
sebelumnya sudah diberitahu oleh pembeli tentang jumlah, spesifikasi, dan waktu
kebutuhan suatu barang atau jasa. Mereka akan mengajukan penawaran (secara
elektronik) dan selama proses lelang mereka bisa merevisi (menurunkan) harga
penawarannya.
3.
B2B
market exchange.
Aplikasi
ini memungkinkan banyak pembeli dan banyak penjual bertemu secara virtual. Pada
kebanyakan kasus, aplikasi ini dimiliki dan dikelola oleh pihak ketiga.
4.
B2B
Private Exchange.
Aplikasi
ini bisa digunakan untuk membantu proses transaksi rutin dengan supplier.
Perusahaan bisa mengirim PO secara elektronik, mengecek status pengiriman,
melakukan transaksi pembayaran, dan sebagainya. Di samping itu perusahaan
mungkin bisa menggunakan aplikasi ini untuk berbagi informasi tentang rencana
produksi dan informasi lainnya dengan supplier. Supplier juga bisa membagi
informasi ketersediaan stok dan kapasitas produksi mereka.
Beberapa
keuntungan E-Procurement antara lain:
1.
Proses-proses
administratif bisa dilangsungkan lebih cepat, akurat, dan murah. Mengundang
supplier untuk memasukkan proposal atau penawaran tidak lagi dilakukan lewat
surat atau fax, tetapi bisa dilakukan dengan fasilitas web. Calon-calon
supplier bisa mendapatkan pesan tersebut dengan cepat dan akurat dimanapun
mereka berada asalkan tersambung dengan jaringan Internet.
2.
Perusahaan
yang menggunakan sistem lelang bisa mendapatkan keuntungan berupa harga yang
jauh lebih murah karena supplier akan sedapat mungkin menurunkan harga penawaran
agar bisa menjadi pemenang.
3.
Perusahaan
bisa mendapatkan calon-calon supplier yang lebih banyak dari berbagai tempat
sehinggan berpeluang untuk melakukan transaksi dengan supplier yang lebih
berkompeten.
4.
Perusahaan
maupun supplier bisa melacak transaksi maupun proses-proses fisik (pengiriman,
dll.) sehingga kedua belah pihak cepat mengetahui kalau ada masalah yang
membutuhkan penanganan lebih lanjut.
5.
Pihak
perusahaan maupun supplier bisa melakukan proses-proses tersebut dari mana saja
asalkan terhubung dengan jaringan Internet.
Ada berbagai kritik
terhadap penggunaan e-procurement dalam proses pengadaan. Kritik ini terutama
untuk aplikasi lelang dimana supplier dihadapkan satu sama lain untuk berupaya
menurunkan harga penawaran mereka. Beberapa kritik antara lain:
1.
e-auction
memiliki implikasi bahwa hubungan antara pembeli dan supplier hanya bersifat
jangka pendek. Setiap ada kebutuhan, pembeli akan mengundang supplier untuk
menawarkan harga. Dengan demikian tidak ada supplier yang bisa memasok secara
terus menerus. Hal ini tentu saja tidak sesuai dengan semangat supply chain
management yang menghendaki hubungan jangka panjang sehingga kedua belah pihak
bisa sama-sama melakukan perbaikan dan investasi jangka panjang. Jadi lelang
sebenarnya bisa cocok untuk item-item tertentu, namun tidak untuk semua proses
pembelian.
2.
e-auction
juga memungkinkan munculnya pemenang yang sebenarnya kurang berkompeten.
Supplier yang ingin menang bisa sengaja menawarkan harga yang rendah yang
sebenarnya tidak layak (di bawah harga normal). Dalam proses lelang, tentu
mereka bisa menang. Namun pada saat sudah waktunya mengirim barang atau jasa,
mereka bisa terlambat dan kondisi barang atau jasa yang dikirim tidak memenuhi
standar. Oleh karena itu proses lelang juga harus didahului dengan proses
seleksi awal. Hanya supplier-supplier yang sudah punya reputasi bagus yang bisa
ikut dalam proses lelang.
KESIMPULAN,
KRITIK DAN SARAN
Kesimpulan :
1.
Secara
tradisional bagian pengadaan sering diasosiasikan dengan pekerjaan
administratif yang memiliki sedikit nilai tambah. Dewasa ini, bagian pengadaan
dianggap memiliki kontribusi strategis bagi perusahaan dan bisa menentukan bisa
tidaknya perusahaan memenagkan persaingan di pasar.
2.
Bagian
pengadaan tidak hanya bertugas untuk melakukan kegiatan rutin pembelian
(seperti membuat P0, memelihara basis data supplier, memonitor pengiriman,
dll.) tetapi juga punya peran dalam menciptakan hubungan strategis dengan
supplier, menentukan keputusan investasi teknologi untuk kegiatan pengadaan,
mengembangkan kemampuan supplier, menjadi jembatan dalam melibatkan supplier
dalam pengembangan produk Baru, dan kegiatan-kegiatan lainnya.
3.
Dengan
munculnya Internet, kegiatan pengadaan banyak mengalami perubahan. Perusahaan
saat ini bisa melakukan banyak aktivitas-aktivitas pengadaan secara on-line.
Ada berbagai macam aplikasi Internet dalam konteks pengadaan.
Saran :
1.
Teknologi
yang telah berkembang pesat saat ini, akan lebih efektif jika diaplikasikan
pada bidang dan bagian yang diperlukan, namun masih banyak para oknum yang
kurang bertanggung jawab.
2.
Manajemen
Pengadaan merupakan sebuah wujud teknologi masa kini yang dapat dibilang sangat
penting dan bermanfaat,bisakah teknologi ini kita terapkan dalam lingkungan
kampus kita??
3.
. . . .
. . . . . . . . . . . . (Mohon Diisi
pak!!! Saran atas laporan yang telah kami buat)
Kritik :
1.
(Kritik
yang membangun akan menjadi tolak ukur dan pelajaran berharga untuk kami)
