MANAJEMEN RUANG LINGKUP PROYEK

A. Pengertian

Manajemen ruang lingkup proyek meliputi proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek tersebut mencakup semua pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Hal ini terutama berkaitan dengan mendefinisikan dan mengontrol apa yang masuk atau tidak termasuk dalam proyek. Gambaran tentang proses manajemen ruang lingkup proyek yang utama:

Proses ini berinteraksi satu sama lain dan dengan proses di bidang pengetahuan lain juga. Setiap proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau lebih indikator individu atau grup individu berdasarkan kebutuhan proyek. Setiap proses umumnya terjadi setidaknya sekali dalam setiap fase proyek. Meskipun proses disajikan disini sebagai komponen diskrit dengan antarmuka yang didefinisikan dengan baik, dalam praktiknya hal ini mungkin tumpang tindih dan berinteraksi dengan cara tidak dapat dijelaskan secara terperinci di sini.

Dalam konteks proyek, istilah ruang lingkup bisa merujuk kepada:

1. ruang lingkup produk, fitur dan fungsi yang menjadi ciri sebuah produk atau jasa, dan

2. ruang lingkup proyek, pekerjaan yang harus dilakukan untuk memberikan produk dengan fitur dan fungsi yang telah ditetapkan.

Proses, peralatan, dan teknik yang digunakan untuk mengelola ruang lingkup proyek adalah fokus pada bagian ini. Proses, peralatan, dan teknik yang digunakan untuk mengelola ruang lingkup produk yang berbeda-beda menurut wilayah aplikasi dan biasanya didefinisikan sebagai bagian dari siklus hidup proyek.

Sebuah proyek umumnya menghasilkan produk tunggal, tetapi produk tersebut dapat meliputi komponen tambahan, masing-masing dengan produk yang saling terpisah tetapi saling bergantung. Sebagai contoh, sebuah sistem telepon baru umumnya akan mencakup empat bagian komponen perangkat keras, perangkat lunak, pelatihan, dan implementasi.

Penyempurnaan ruang lingkup proyek diukur terhadap rencana proyek, tetapi penyelesaian lingkup produk diukur terhadap persyaratan produk. Kedua jenis manajemen raung lingkup harus terintegrasi dengan baik untuk memastikan bahwa pekerjaan proyek akan menghasilkan penyerahan produk tertentu.

Develop preliminary project scope statement adalah dokumen yang digunakan untuk membangun dan mengkonfirmasikan pemahaman bersama akan ruang lingkup atau batasan proyek. Preliminary Scope Statement adalah scope statement awal yang dibangun selama inisiasi proyek agar seluruh tim proyek dapat segera memulai diskusi pekerjaan - pekerjaan yang berkaitan dengan proyek sesuai dengan ruang lingkup
Proyek. Informasi yang terkandung dalam preliminary scope statement antara lain untuk tujuan proyek, deskripsi produk atau servis, kriteria produk yang akan diterima, asumsi dan hambatan terhadap proyek, struktur organisasi, resiko, jadwal, gambaran awal biaya.

B. Proses Utama Manajemen Ruang Lingkup Proyek

1. Inisiasi

Inisiasi adalah proses otorisasi secara resmi sebuah proyek baru atau proyek yang ada untuk melanjutkan ke tahap berikutnya. Ini merupakan link inisiasi formal proyek untuk pekerjaan yang sedang berlangsung pada organisasi. Dalam beberapa organisasi, proyek tersebut tidak secara resmi dimulai sampai setelah selesainya penilaian kebutuhan, studi kelayakan, rencana awal, atau bentuk analisis lainnya yang diprakarsai sendiri secara terpisah.

Beberapa jenis proyek, layanan proyek internal khususnya dan proyek-proyek pengembangan produk baru, dimulai secara informal, dan beberapa jumlah terbatas pekerjaan dilakukan untuk mengamankan persetujuan yang diperlukan untuk inisiasi formal. Proyek biasanya diotorisasi sebagai akibat dari satu atau lebih hal berikut:

a. sebuah permintaan pasar (misalnya, sebuah perusahaan mobil mengotorisasi sebuah proyek untuk membangun lebih banyak mobil yang efisien bahan bakar dalam menanggapi kekurangan bensin),

b. kebutuhan bisnis (misalnya, sebuah perusahaan pelatihan mengotorisasi sebuah proyek untuk membuat program baru untuk meningkatkan pendapatan perusahaan),

c. permintaan pelanggan (misalnya, sebuah utilitas listrik mengotorisasi sebuah proyek untuk membangun sebuah gardu baru untuk melayani sebuah area industri baru),

d. sebuah kemajuan teknologi (misalnya, sebuah perusahaan elektronik mengotorisasi sebuah proyek baru untuk mengembangkan sebuah pemutar video game setelah terjadi kemajuan dalam memori komputer),

e. suatu persyaratan hukum (misalnya, produsen cat mengotorisasi sebuah proyek menetapkan pedoman penanganan bahan beracun),

f. kebutuhan sosial (misalnya, sebuah organisasi non-pemerintah di negara berkembang mengotorisasi sebuah proyek untuk menyediakan sistem air minum, kakus, dan pendidikan sanitasi untuk masyarakat berpenghasilan rendah tingkat penderita kolera yang tinggi).

Rangsangan ini mungkin juga yang disebut masalah, peluang, atau kebutuhan bisnis. Tema sentral dari semua istilah ini adalah bahwa manajemen secara umum harus membuat keputusan tentang bagaimana merespon.

a. Input untuk Inisialisasi

1) Definisi Produk, deskripsi produk mendokumentasikan karakteristik produk atau layanan yang dilakukan pada proyek. Deskripsi produk biasanya akan memiliki detail yang sedikit dalam fase awal dan lebih rinci dalam tahapan yang berikutnya dimana karakteristik produk akan semakin diuraikan. Deskripsi produk ini juga harus mendokumentasikan hubungan antara produk atau jasa yang dibuat dan kebutuhan bisnis atau stimulus lain yang memunculkan proyek tersebut. Sementara bentuk dan substansi deskripsi produk akan bervariasi, selalu harus cukup rinci untuk mendukung perencanaan proyek berikutnya. Banyak proyek melibatkan satu organisasi (penjual) yang melakukan pekerjaan kepada pihak lain (pembeli). Dalam keadaan seperti itu, deskripsi produk awal biasanya diberikan oleh pembeli.

2) Rencana Strategis, semua proyek harus mendukung kinerja tujuan strategis organisasi - rencana strategis organisasi harus dipertimbangkan sebagai faktor dalam keputusan pemilihan proyek.

3) Kriteria Pemilihan Proyek, kriteria seleksi proyek biasanya didefinisikan dalam hubungan manfaat dari produk proyek dan dapat mencakup keseluruhan perhatian manajemen (pengembalian keuangan, pangsa pasar, persepsi publik, dll).

4) Informasi Historis, informasi historis tentang hasil seleksi baik hasil keputusan pemilihan proyek sebelumnya maupun kinerja proyek sebelumnya harus pula dipertimbangkan. Ketika inisiasi melibatkan persetujuan untuk tahap berikutnya dari proyek, informasi mengenai hasil dari fase sebelumnya seringkali kritis.

b. Alat dan Teknik untuk Inisialisasi

1) Metoda Pemilihan Proyek, metode seleksi proyek melibatkan pengukuran nilai atau daya tarik pada pemilik proyek. Metode seleksi proyek termasuk mempertimbangkan kriteria keputusan (beberapa kriteria, jika digunakan, harus digabungkan menjadi fungsi nilai tunggal) dan sarana untuk menghitung nilai dibawah ketidakpastian. Ini dikenal sebagai model keputusan dan metode perhitungan. Seleksi proyek juga berlaku untuk memilih alternatif cara mengerjakan proyek. Optimasi alat dapat digunakan untuk mencari kombinasi yang optimal dari variabel keputusan. Metode seleksi proyek umumnya termasuk dalam salah satu dari dua kategori besar:

a) metoda pengukuran manfaat, pendekatan metode perbandingan, model penilaian, kontribusi manfaat, atau model -model ekonomi,

b) metoda optimasi keterbatasan, model matematika dengan menggunakan metode linear, non linear, dinamis, integer, dan algortima pemrograman multi-obyektif.

Metode ini sering disebut sebagai model keputusan. Model Keputusan termasuk teknik umum (Pohon Keputusan, Forced Choice, dan lain-lain), serta yang khusus (Analytic Hierarchy Process, Analisis Kerangka Kerja Logis, dan lain-lain). Menerapkan kriteria pemilihan proyek kompleks dalam model canggih sering dianggap sebagai tahap proyek terpisah.

2) Penilaian Ahli, seringkali diperlukan untuk menilai masukan untuk proses ini. Seperti keahlian dapat diberikan oleh setiap kelompok atau individu dengan pengetahuan khusus atau pelatihan dan tersedia dari berbagai sumber, termasuk:

a) unit lain dalam organisasi;

b) konsultan;

c) stakeholder, termasuk pelanggan;

d) profesional dan asosiasi teknis; dan

e) kelompok industri.

c. Hasil dari Inisialisasi

1) Piagam Proyek, sebuah project charter adalah sebuah dokumen yang resmi mengotorisasi sebuah proyek. Ini harus mencakup, baik secara langsung atau dengan referensi ke dokumen lain:

a) kebutuhan bisnis yang mana proyek ini dilakukan; dan

b) deskripsi produk.

Piagam proyek harus dikeluarkan oleh seorang manajer eksternal untuk proyek, dan pada tingkat yang sesuai dengan kebutuhan proyek. Ini menyediakan manajer proyek dengan kewenangan untuk menerapkan sumber daya organisasi untuk kegiatan proyek. Ketika sebuah proyek dilakukan di bawah kontrak, kontrak yang ditandatangani pada umumnya akan menjadi sebagai project charter untuk penjual.

2) Identifikasi atau Penugasan Manajer Proyek, secara umum manajer proyek harus diidentifikasi dan ditugaskan sebagai awal dari proyek tersebut. Manajer proyek harus selalu diberikan sebelum memulai rencana pelaksanaan proyek dan lebih baik sebelum perencanaan proyek dilakukan.

3) Kendala, adalah faktor yang akan membatasi pilihan tim manajemen proyek tersebut. Misalnya, anggaran yang telah ditetapkan adalah kendala yang sangat mungkin untuk membatasi pilihan tim yang menyangkut ruang lingkup, staf, dan jadwal.

4) Asumsi.

2. Perencanaan Ruang Lingkup

Lingkup perencanaan adalah proses semakin merinci dan mendokumentasikan pekerjaan proyek (lingkup proyek) yang menghasilkan produk proyek. Lingkup perencanaan proyek dimulai dengan masukan awal deskripsi produk, piagam proyek, dan definisi awal kendala dan asumsi serta bagaimana Work Breakdown Structure (WBS) akan dibuat. Perhatikan bahwa deskripsi produk mencakup persyaratan produk yang mencerminkan persetujuan kebutuhan oleh pelanggan dan desain produk yang memenuhi persyaratan produk.

Keluaran lingkup perencanaan adalah pernyataan ruang lingkup dan rencana manajemen ruang lingkup, dengan detail yang mendukung. Bentuk-bentuk pernyataan dasar untuk lingkup kesepakatan antara proyek dan pelanggan proyek dengan mengidentifikasi baik tujuan proyek dan penyerahan peroyek. Tim proyek mengembangkan ruang lingkup beberapa laporan yang sesuai untuk tingkat dekomposisi kerja proyek.

Hasil utama dari scope planning adalah suatu scope management plan yang mempersiapkan suatu dokumen yang berisi deskripsi bagaimana tim akan mempersiapkan project scope statement, membuat WBS, memastikan penyelesaian dari proyek yang dikerjakan dan mengontrol perubahan pada scope proyek.

a. Input pada Perencanaan Ruang Lingkup

1) Deskripsi Produk;

2) Piagam Proyek;

3) Kendala; dan

4) Asumsi.

b. Alat dan Teknik untuk Perencanaan Ruang Lingkup

1) Analisa produk, melibatkan pengembangan pemahaman yang lebih baik dari produk proyek. Ini mencakup teknik seperti produk rekayasa rincian analisis sistem, value engineering, analisis nilai, analisis fungsi, dan fungsi penyebaran kualitas.

2) Analisa Benefit atau Biaya, manfaat analisis biaya melibatkan memperkirakan biaya dan tidak berwujud nyata (pengeluaran) dan manfaat (keuntungan) dari berbagai proyek dan alternatif produk, dan kemudian menggunakan ukuran finansial, seperti hasil investasi atau payback period untuk menilai relatif keinginan alternatif diidentifikasi.

3) Identifikasi Alternatif, adalah istilah umum untuk setiap teknik yang digunakan untuk menghasilkan pendekatan yang berbeda untuk proyek. Ada berbagai teknik mengelolaan umum yang sering digunakan di sini, yang paling umum di antaranya adalah brainstorming dan berpikir lateral.

4) Penilaian Ahli.

c. Hasil dari Perencanaan Ruang Lingkup

1) Peryataan Ruang Lingkup, didokumentasikan untuk menyediakan dasar proyek masa depan dan untuk membuat keputusan dan mengkonfirmasikan atau mengembangkan pemahaman lingkup proyek umum diantara para stakeholder. Saat proyek berlangsung, pernyataan ruang lingkup mungkin perlu direvisi atau disempurnakan untuk mencerminkan perubahan yang telah disetujui dengan ruang lingkup proyek. Pernyataan ruang lingkup harus mencakup, baik secara langsung atau dengan referensi ke dokumen lain:

a) dasar proyek merupakan kebutuhan bisnis yang ditujukan untuk proyek yang dilakukan, pembenaran proyek ini menyediakan dasar untuk mengevaluasi timbal balik pada masa depan,

b) produk proyek merupakan ringkasan singkat dari deskripsi produk,

c) penyerahan proyek merupakan daftar ringkasan sub produk yang lengkap dan tanda terima penyerahan penyelesian proyek. Sebagai contoh, penyerahan utama untuk proyek pengembangan perangkat lunak mungkin mencakup kode komputer, user manual, dan tutorial interaktif. Ketika diketahui, pengecualian harus diidentifikasi, tapi apa pun yang tidak secara eksplisit termasuk secara implisit dikecualikan,

d) tujuan proyek merupakan kriteria yang dapat dihitung yang harus dipenuhi untuk proyek yang akan dinilai berhasil. Tujuan proyek harus menyertakan setidaknya biaya, jadwal, dan pengukuran kualitas. Tujuan proyek harus memiliki atribut (misalnya, biaya), sebuah ukuran (misalnya Amerika Serikat [US] dolar), dan nilai absolut atau relatif (misalnya, kurang dari 1,5 juta). Tujuan yang tidak terukur (misalnya, "kepuasan pelanggan") yang menyebabkan resiko tinggi untuk mencapai keberhasilan.

2) Detail Dukungan, untuk laporan cakupan harus didokumentasikan dan terorganisir yang diperlukan untuk memfasilitasi penggunaannya oleh proses manajemen proyek lainnya. Pendukung detail selalu menyertakan dokumentasi dari semua identifikasi asumsi dan kendala. Jumlah detail tambahan mungkin berbeda di setiap wilayah aplikasi.

3) Rencana Managemen Ruang Lingkup, dokumen ini menjelaskan bagaimana ruang lingkup proyek akan dikelola dan bagaimana perubahan ruang lingkup akan diintegrasikan ke dalam proyek. Hal ini juga harus mencakup penilaian terhadap stabilitas yang diharapkan ruang lingkup proyek (yaitu, seberapa besar kemungkinan untuk berubah, seberapa sering, dan seberapa banyak). Ruang lingkup rencana pengelolaan juga harus mencakup gambaran yang jelas tentang bagaimana perubahan ruang lingkup akan diidentifikasi dan diklasifikasikan. (Ini sangat sulit dan karena itu sangat penting-saat karakteristik produk masih sedang diuraikan.)

Sebuah rencana pengelolaan dapat lingkup formal maupun informal sangat rinci atau dalam kerangka yang luas berdasarkan kebutuhan proyek, ini adalah komponen susidiari dari rencana proyek.

3. Definisi Ruang Lingkup

Definisi ruang lingkup melibatkan pengelompokan penyerahan proyek utama menjadi kelompok lebih kecil, lebih mudah dikelola:

a. meningkatkan akurasi biaya, durasi, dan estimasi sumber daya;

b. menetapkan dasar pengukuran kinerja dan control;

c. memfasilitasi tugas tanggung jawab yang jelas.

Definisi ruang lingkup yang benar sangat penting bagi keberhasilan proyek. “Ketika definisi ruang lingkup tidak jelas, biaya proyek akhir dapat menjadi lebih tinggi karena perubahan yang tak terelakkan yang mengganggu irama proyek, menyebabkan pengerjaan ulang, peningkatan waktu proyek, dan menurunkan produktivitas dan moral tenaga kerja”.

4. Create WBS

Setelah menyelesaikan proses scope planning dan definition, langkah selanjutnya dalam project management adalah membuat suatu work breakdown structure (WBS). WBS adalah pengelompokan pekerjaan sulit dalam suatu proyek yang menentukan total scope dari proyek, karena banyak proyek melibatkan banyak orang dan banyak perbedaan, ini sangat penting untuk menyusun dan memutuskan pekerjaan kedalam bagian logika dan didasari pada bagaimana pekerjaan akan dapat ditingkatkan.

WBS merupakan dokumen pondasi pada project manajement karena menyediakan dasar untuk perencanaan dan pengaturan jadwal proyek, biaya, sumber, dan perubahan. WBS sering digambarkan sebagai suatu task-oriental family tree dari aktivitas, sama dengan suatu bagan organisasi, suatu tim proyek sering menyusun WBS untuk produk proyek, fase proyek, atau menggunakan project management process group. Banyak orang suka membuat WBS dalam bagan untuk membantu membayangkan proyek dan semua bagian utama dari proyek tersebut.

5. Scope Vertifications

Melibatkan persetujuan formal dari project scope yang diselesaikan oleh stakeholders. Persetujaun ini sering dicapai dengan melakukan penyelidikan pada pelangaran. Untuk menerima persetujuan formal dari project scope, tim proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk menevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar dan menimbulkan kepuasan. Untuk mengurangi perubahan scope, sangat perlu dilakukan pekerjaan yang dapat memastikan project scope.

6. Scope Control

Scope Control melibatkan peraturan perubahan untuk project scope. Pengguna sering tidak yakin bagaimana mengingkan tampilan untuk dilihat atau fungsi apa yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa bisnisnya. Pengembang tidak yakin bagaimana mengartikan user requirement, dan mereka juga memilki keterkaitan dengan teknologi yang terus berubah.

Tujuan dari scope control adalah mempengaruhi factor yang menyebabkan perubahan scope, menyakinkan perubahan yang diproses berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari mengintegrasikan perubahan control, dan mengatur perubahan ketika perubahan ini terjadi. Scope control termasuk mengidentifikasikan, mengevaluasi, dan mengimplementasikan perubahan dari project scope sebagai progress dari proyek.

DAFTAR PUSTAKA

http://andrydelfa.blogspot.com/2009/11/project-scope-management.html

posting pertamaku

Minggu, 28 Oktober 2012

“PROJECT SCOPE MANAGEMENT”