PROJECT COMMUNICATIONS MANAGEMENT

MAKALAH MANAJEMEN PROYEK TI

PROJECT COMMUNICATIONS MANAGEMENT

MANAJEMEN KOMUNIKASI

Kelompok 9

1.    Oktorizky Kalselina (A1310022)

2.    Sayyid Syarif Assegaf (A131002)

TEKNIK INFORMATIKA

POLITEKNIK TANAH LAUT

PELAIHARI 2012

Definisi Manajemen Komunikasi Proyek

Pentingnya Komunikasi yang baik:

Ancaman terbesar bagi banyak proyek adalah kegagalan untuk berkomunikasi. Budaya kita tidak menggambarkan profesional TI sebagai komunikator yang baik. Penelitian menunjukkan bahwa profesional TI harus dapat berkomunikasi secara efektif untuk berhasil dalam posisi mereka kemampuan verbal yang kuat merupakan faktor kunci dalam advanceme karir.

Manajemen Komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula. Orang-orang teknologi informasi terkenal dengan memiliki kemampuan komunikasi yang rendah.

Manajemen komunikasi proyek (MKP)  dibutuhkan untuk mensosialisasikan kebijakan-kebijakan pengembangan proyek, hasil-hasil kerja proyek, dan melakukan kooordinasi dan komunikasi dengan seluruh pemangku kepentingan. MKP menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan disimpan. Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan kinerja, dan penyelesaian administratif. Beberapa tools dan teknik dapat dimanfaatkan untuk komunikasi yang efektif, antara lain jejaring sosial,  template-template yang diperlukan untuk komunikasi proyek, misalnya : template berita acara rapat, template untuk undangan, template untuk progress report, dll. Perlu dibakukan juga teknis dan format  komunikasi, misalnya : cara melakukan rapat, cara melaporkan perkembangan proyek, dll. Selain itu perlu dilakukan juga pengendalian dan evaluasi pelaksanaan komunikasi proyek.

Kompetensi komunikasi sama dengan kemampuan seseorang dalam berkomunikasi. Meskipun setiap hari orang berkomunikasi, tetapi jarang orang yang tahu sejauh mana efektivitas komunikasi kita, baik secara individual, sosial, maupun secara profesional. Kompetensi sendiri memiliki pengertian kemampuan seseorang yang meliputi keterampilan, pengetahuan, dan sikap dalam melakukan sesuatu kegiatan atau pekerjaan tertentu sesuai dengan standar-standar yang telah ditetapkan. Kata kunci dari kompetensi adalah kemampuan yang sesuai standar. Sedangkan kompetensi komunikasi memiliki pengertian kemampuan yang meliputi pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang sesuai dalam mengelola pertukaran pesan verbal dan non-verbal berdasarkan patokan-patokan tertentu.

Adapun komponen-komponen kompetensi komunikasi digambarkan dalam skema berikut:

Knowledge (pengetahuan) + Skills (keterampilan) + Attitude (sikap) = Communication Competency

Tahapan Manajemen Komunikasi

1.     Perencanaan Komunikasi (Communication Planning)

Mendefinisikan kebutuhan komunikasi dan informasi di antara stakeholder sebuah  proyek. Proses ini biasanya terjadi sebagai bagian dari Grup Proses Perencanaan. Perencanaan komunikasi merupakan proses yang sangat penting dalam proyek, mengingat seringnya kegagalan proyek terkait dengan kegagalan komunikasi. Perencanaan komunikasi atau communication plan yang terdapat pada proyek Magna Building ini dibagi menjadi dua yaitu secara internal dan eksternal. Untuk komunikasi eksternal dilakukan kepada stakeholder pada proyek ini antara lain komunikasi kepada owner, subkontraktor, supplier, serta pihak terkait lainnya seperti penduduk sekitar lokasi proyek. Bentuk komunikasi eksternal yang digunakan antara lain adalah rapat, laporan, memo, dan lain-lain. Untuk komunikasi internal dilakukan kepada anggota yang terdapat dalam organisasi proyek.Bentuk komunikasi internal dibagi menjadi tiga, yang pertama adalah formal atau tidak formalnya komunikasi. Untuk komunikasi formal dilakukan melalui rapat dan laporan, sedangkan untuk komunikasi yang tidak formal dilakukan dengan memo serta media telekomunikasi elektronik seperti handphone (telepon genggam) dan email (surat elektronik). Bentuk komunikasi internal yang kedua adalah tertulis atau tidak tertulisnya komunikasi. Untuk komunikasi tertulis dapat berupa memo atau surat pemberitahuan, sedangkan untuk komunikasi tidak tertulis adalah bentuk komunikasi yang langsung dilakukan kepada pihak terkait (tatap muka) tanpa pemberitahuan sebelumnya. Dan bentuk komunikasi internal yang ketiga adalah komunikasi dilakukan secara vertikal atau horizontal. Untuk komunikasi vertikal merupakan instruksi seperti komunikasi project manager (PM) kepada site manager (SM), sedangkan untuk komunikasi horizontal merupakan koordinasi seperti komunikasi quality control (QC) dengan safety officer.

Rencana manajemen komunikasi adalah dokumen yang berisi arahan/tuntunan cara berkomunikasi dalam suatu proyek. Informasi yang terkandung dalam Rencana Manajemen Komunikasi (Communication Management Plan ), antar lain :

·       Kebutuhan-kebutuhan komunikasi stakeholders

·       Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk formatnya, isinya dan level detailnya

·       Orang yang bertanggung jawab untuk memberikan informasi yang dimaksud

·       Orang yang harus menerima informasi yang dimaksud

·       Frekuensi/jadwal untuk menghasilkan informasi,misalkan mingguan, tiap tanggal 1, dst

·       Metoda untuk mendapatkan informasi, seperti memo, email, telepon, dsb

·       Metoda untuk memperbaharui rencana manajemen komunikasi sejalan dengan kemajuan dan pembangunan proyek

·       Metoda untuk menyelesaikan masalah yang tidak dapat diselesaikan di level bawah

·       Daftar istilah/terminology

2.     Distribusi Informasi

Proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan informasi pada waktu yang tepat bagi setiap stakeholder. Proses ini terjadi di seluruh Grup Proses Pelaksana. Distribusi informasi dilakukan mengingat pentingnya mendapatkan informasi proyek bagi orang yang tepat, pada waktu yang tepat dengan format yang padat informasi. Manajer proyek dan tim proyek harus dapat memutuskan cara terbaik untuk mendistribusikan informasi proyek. Setelah melakukan perencanaan komunikasi, hasil yang diperoleh adalah rencana manajemen komunikasi. Langkah selanjutnya adalah pendistribusian informasi. Dalam melakukan pendistribusian informasi dibutuhkan input berupa perencanaan manajemen komunikasi dengan menggunakan alat dan teknik berupa kemampuan komunikasi, metode distribusi informasi, proses pembelajaran, serta sistem informasi. Hasil atau output dari proses distribusi informasi ini adalah proses atau alur komunikasi dari organisasi proyek dan perubahan permintaan.

Bentuk distribusi komunikasi pada proyek ada beberapa macam antara lain adalah:

·       Rapat-rapat(meetings).

·       Distribusidokumenberupahardcopy.

·       Distribusi data melalui media elektronik seperti electronic mail/E-mail, mesin fax, dan lain-lain.

Isu Penting dalam Distribusi Informasi

·       Penggunaan teknologi

·       Cara formal atau informal

·       Penanganan informasi yang sangat penting agar dapat didistribusikan dengan efektif dan tepat waktu

·       Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi

·       Pemahaman akan teknik komunikasi individual atau berkelompok

·       Teknik menyampaikan berita “buruk”

·       Pengaturan jumlah jalur komunikasi

Proses distribusi informasi dapat didokumentasikan dalam Organizational Process Assets.  Informasi yang diperbaharui, antara lain :

·       Lesson learned

·       Project record (surat-surat korespondensi, memo, dsb)

·       Project reports (formal-informal laporan status proyek,dsb)

·       Masukan dari stakeholders berupa kritik, saran ataupun peringatan

3.     Pelaporan Kinerja

Proses mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja proyek, termasuk di dalamnya status reports(pelaporan status), progress measurements(pengukuran kemajuan), dan peramalan. Informasi yang terkandung didalamnya, antara lain :

·       Status reports, yang berisi tentang sejauh mana proyek sudah berjalan dalam kerangka ruang lingkup, waktu dan biaya. (Sudah berapa biaya yang digunakan, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas, apakah pekerjaan sudah dilaksana sesuai rencana,dsb)

·       Progres reports menggambarkan sejauh mana tim proyek sudah menyelesaikan pekerjaannya.  Biasanya berupa laporan rutin

·       Peramalan, berisi gambaran kecenderungan proyek akan berhasil atau tidak berdasarkan apa yang sudah dikerjakan sampai titik tertentu ketika proyek sudah berjalan

 Proses ini terjadi dalam Monitoring dan Pengendalian Proses Grup. Inti dari pelaporan kinerja yaitu mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja.

4.     Mengelola stakeholders

            Proses mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder dan penyelesaian isu-isu yang terjadi. Mengelola Stakeholder terjadi dalam Monitoring dan Pengendalian Proses Grup. Mengelola stakeholder berkaitan dengan memuaskan kebutuhan para stakeholder proyek dan menyelesaikan setiap isu yang diangkat oleh stakeholder proyek.

Ini adalah ide yang baik untuk mengingat bahwa kegiatan dan tanggung jawab dalam proses di atas akan tergantung pada proyek di tangan. Sebuah proyek yang lebih kecil jelas tidak akan memiliki standar komunikasi yang sama sebagai proyek yang lebih besar. Titik penting adalah bahwa semua komunikasi harus efektif, akurat, dan perhatian dari persyaratan proyek. Proses proyek komunikasi menyediakan metodologi untuk berhasil menerapkan strategi komunikasi proyek Anda. Selain meyakinkan stakeholder informasi dan terlibat dalam proyek.

Dengan menggunakan Proses Komunikasi, kita dapat:

1. Jelas mengidentifikasi proyek kita

2. Identifikasi stakeholder kebutuhan komunikasi kita

3. Menjalankan jenis aktivitas komunikasi untuk mengirimkan pesan kita

4. Pastikan orang yang tepat menerima informasi yang tepat pada waktu yang tepat

Manajemen komunikasi memiliki 3 pendekatan, yaitu:

• Positivistik (Fungsionalis)

Inti dari pendekatan ini dilatarbelakangi oleh hubungan sebab akibat. Contoh dari pendekatan ini adalah hasil survei yang menyatakan bahwa anak-anak yang sering menonton tayangan kekerasan, cenderung agresif. Contoh lainnya adalah iklan berdurasi 30 detik yang pemutarannya diulang setiap 15 menit sekli, akan berdampak besar kepada masyarakat. Hal ini dilatarbelakangi oleh hubungan sebab-akibat.
Contoh yang lain tentang poster musik Rock yang kata-katanya disesuaikan dengan penggemar dangdut secara global dan menyamaratakan semua penggemar dangdut.
Ciri khas lainnya dari pendekatan ini adalah pesan merupakan hasil ide dari komunikator.

• Interpretif
  Dilatarbelakangi oleh prinsip bahwa setiap orang memiliki keunikan dan keinginannya sendiri. Sehingga sebuah poster harus dibuat dengan bahasa yang disukai oleh pasar. Informasi yang disampaikan cenderung segmented, sehingga mensyaratkan riset tentang segmentasi pasar.
  Untuk pendekatan ini, akan banyak kesulitan bila menggunakan bahasa global. Bagaimana pun, informasi yang dibuat bergantung pada komunikan dan lebih banyak bergantung pada kecenderungan komunikan.
  Salah satu contohnya adalah poster yang dibuat untuk penggemar Hardcore Rock, tentu akan berbeda bahasanya dengan poster yang dibuat untuk penggemar Klasik Rock.
• Integratif (Kritis)

Menggabungkan pendekatan positivistik dan interpretetif. Informasi yang disampaikan merupakan gabungan antara keinginan komunikan dengan ide dari komunikator. Keinginan komunikan bisa diambil salah satunya melalui survei.
Pendekatan ini disebut pendekatan kritis karena mengacu pada hubungan antar individu dengan individu lainnya. Seperti orang-orang kritis yang biasanya membedakan kata-kata tertentu. Contohnya membedakan antara mahasiswa dan mahasiswi.