manajemen proyek waktu

 

PROYEK TIME MANAGEMENT (MANAJEMEN PROYEK WAKTU)

KELOMPOK   IV  :

    M. RADHIYA SUBHAN (A1310015)

    RUSIDAWATI (A1310026)

POLITEKNIK TANAH LAUT

TEKNIK INFORMATIKA

Manajemen Waktu Proyek  (Project Time Management)

A.   Manajemen Waktu Proyek  (Project Time Management)

Manajemen Waktu Proyek  Meliputi proses yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek sesuai waktu yang ditetapkan. Permasalahan waktu atau batas waktu pengerjaan proyek ini sangatlah penting, malah terkadang menjadi hal yang sangat krusial tatkala ada suatu kejadian yang memang mengharuskan suatu proyek selesai. Mengingat urgensi dari permasalahan atau faktor waktu inilah, maka sangatlah diperlukan adanya manajemen waktu (project time management ) yang baik.

Manajemen waktu proyek merupakan salah satu kompetensi yang harus dimilikioleh seorang manajer proyek. Manajemen waktu proyek dibutuhkan manajer proyek untuk memantau dan mengendalikan waktu yang dihabiskan dalam menyelesaikan sebuah proyek. Dengan menerapkan manajemen waktu proyek, seorang manajer proyek dapat mengontrol jumlah waktu yang dibutuhkan oleh tim proyek untuk membangun deliverables proyek sehingga memperbesar kemungkinan sebuah proyek dapat diselesaikan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

Ø Terdapat beberapa proses yang perlu dilakukankan seorang manajer proyek dalam mengendalikan waktu proyek yaitu :

1.    Mendefinisikan aktivitas proyek. Merupakan sebuah proses untuk mendefinisikan setiap aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek. 

2.    Urutan aktivitas proyek. Proses ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antara tiap-tiap aktivitas proyek.

3.     Estimasi aktivitas sumber daya proyek. Estimasi aktivitas sumber daya proyek bertujuan untuk melakukan estimasi terhadap penggunaan sumber daya proyek.

4.    Estimasi durasi kegiatan proyek. Proses ini diperlukan untuk menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.

5.     Membuat jadwal proyek. Setelah seluruh aktivitas, waktu dan sumber daya proyek terdefinisi dengan jelas, maka seorang manager proyek akan membuat jadwal proyek. Jadwal proyek ini nantinya dapat digunakan untu menggambarkan secara rinci mengenai seluruh aktivitas proyek dari awal pengerjaan proyek hingga proyek diselesaikan.

6.    Mengontrol dan mengendalikan jadwal proyek. Saat kegiatan proyek mulai berjalan, maka pengendalian dan pengontrolan jadwal proyek perlu dilakukan. Hal ini diperlukan untuk memastikan apakah kegiatan proyek berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan atau tidak.

 Project time management meliputi :

 Penyusunan jadwal proyek

 Monitoring jadwal proyek

 Pengontrolan perubahan jadwal proyek.

v Penjelasan :

Ø  Penyusunan Penjadwalan Proyek

Penjadwalan proyek adalah tantangan yang sulit bagi manajer operasi.  Risiko pada manajemen proyek sangat yinggi.  Kelebihan biaya dan keterlambatan yang tidak diperlukan terjadi karena penjadwalan dan pengendalian yang buruk.

Penjadwalan proyek meliputi pengurutan dan pembagian waktu untuk seluruh kegiatan proyek.  Manajer memutuskan berapa lama tiap kegiatan memerlukan waktu dan menghitung berapa banyak orang dan bahan yang diperlukan pada tiap tahap produksi. 

Proyek yang menghabiskan waktu bulanan atau tahunan hingga selesai biasanya dikembangkan diluar sistem produksi normal.  Organisasi proyek pada perusahaan dapat dibentuk untuk menangani pekerjaan itu dan seringkali dibubarkan saat proyek selesai.

Ø  Monitoring jadwal proyek

Monitoring jadwal proyek adalah mengawasi kegiatan yang dilakukan dalam menyelesaikan suatu proyek, karena suatu pengawasan yang baik akan mempercepat penyelesaian suatu proyek karena kegiatan yang dilakukan sesuai dengan jadwal sehingga sehingga penyelesaian proyek pun sesuai dengan waktu yang telah di tentukan dari awal.

Ø  Pengontrolan perubahan jadwal proyek.

Perubahan jadwal proyek bisa terjadi kapan saja, sehinga pengontrolan pun perl dilakukan. Dalam mengerjakan suatu proyek penjadwalan sangat diperlukan karena panjadwalan itu dapat memudahkan bagi tim dalam menyelasikan proyek,  kerja tim yang baik sesuai penjadwalan itu akan mempercepat penyelasian, dan sesuai dengan tugas masing-masing dalam tim itu merupakan kewajiban yang diberikan untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan jadwal  penjadwalan awal agar dapat menyelesaikan proyek tepat pada waktu yang ditentukan sejak awal

B.   Tujuan Manajemen Waktu

Tujuan Manajemen Waktu Proyek  adalah Pengelolaan waktu pelaksanaan, sedemikian rupa sehingga seluruh proyek dapat dilaksanakan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. Terdiri atas proses Pendefinisian Kegiatan, Pengurutan Kegiatan, Perkiraan Waktu Kegiatan, Pembuatan Jadwal dan Pengendalian Jadwal.

Proyek waktu proses Manajemen akan membantu anda untuk :

a.     Menempatkan proses untuk waktu perekaman dalam    proyek

b.    Gunakan timesheet untuk memantau waktu yang dihabiskan oleh staf

c.     Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah manajemen waktu

d.    Jauhkan Rencana Proyek Anda Up TO Date setiap saat Ini Waktu Proyek Manajemen proses adalah unik karena :

Ø Daftar langkah kunci yang dibutuhkan untuk mengatur waktu dalam sebuah proyek

Ø Tremasuk diagram proses, menampilkan saat langkah-langkah yang diambil

Ø  Menjelaskan masing-masing peran dan tanggungjawab yang terlibat

Ø  Apakah praselesai dan siap untuk digunakan pada proyek-proyek sekarang

C.   Manajemen proyek waktu yang baik

Manajemen proyek waktu  yang baik  adalah cara mengelola dan mengorganisir berbagai aset, sumber daya manusia, waktu serta kualitas pekerjaan proyek, sehingga proyek menghasilkan kualitas yang maksimal dalam waktu yang sudah direncanakan serta memberikan efek kesejahteraan bagi karyawan.

Didalam sebuah proyek dibutuhkan sebuah organisasi sehingga masing-masing personil dapat melaksanakan pekerjaanya dengan baik sesuai tenggung jawabnya masing-masing tanpa mendapat tekanan dari atasan.

Secara garis besar ada empat hal penting yang mempengaruhi keberhasilan suatu proyek, keempat hal tersebut adalah :

1.          Pengelolaan proyek melalui suatu mekanisme. 

2.          Melakukan monitoring dan pengontrolan terhadap jadwal proyek., anggaran proyek, kualitas proyek dan risiko di dalam suatu proyek.

3.          Mengintegrasikan/memadukan perangkat (tools) dan metode manajemen proyek untuk tujanpeningkatan produktifitas kinerja team dan komunikasi.

4.          Tidak kalah pentingnya adalah komitmen manajemen. Hal ini sangat memegang peranan pentingkeberhasilan suatu proyek.

 

D. Manajemen Proyek

Ø  Manajemen proyek meliputi tiga fase :

1.          Perencanaan.   Fase ini mencakup menetapkan waktu , biaya, dan kinerja serta menentukan tujuan, mendifinisikan proyek, mengembangkan struktur pecahan kerja , dan mengidentifikasi tim / sumber daya

2.          Penjadwalan.   Fase ini mencakup mengurutkan kegiatan, membuat jadwal pengiriman, menugaskan orang dan penjadwalan sumber daya.

3.          Pengendalian.   Perusahaan mengawasi sumber daya, biaya, kualitas/mutu, merevisi dan mengubah rencana, dan pergantian sumber daya.

Ø  Cara  para Manajer  untuk memastikan bahwa Suatu pendekatan penjadwalan proyek  berjalan dengan baik adalah :

1.          Semua kegiatan telah direncanakan

2.          Urutan kinerjanya telah diperhitungkan

3.          Perkiraan waktu kegiatan telah tercatat

4.          Keseluruhan waktu proyek telah dibuat

Ø  Ringkasnya, pendekatan apapun yang diambil oleh manajer proyek , penjadwalan proyek membantu dalam bidang :

1.          Menunjukkan hubungan tiap kegiatan dengan kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek.

2.          Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan diantara kegiatan .

3.          Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan.

4.          Membantu penggunaan orang, uang, dan sumber daya bahan dengan mengidentifikasikan (hal-hal yang mungkin menghambat) pada proyek.

DAFTAR PUSTAKA

www.ittelkom.ac.id/staf/apk/ngajar/MPTI/MPTI6.pdf

imeldas.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2010/05/MPTI7.ppt

www.scribd.com/.../Manajemen-Waktu-Proyek-Project-Time-Manag...